New Work ist ein Begriff, der sich aktuell immer weiterer Verbreitung und Relevanz erfreut und mittlerweile auch im Arbeitsalltag der S IMMO Einzug gehalten hat. Doch was steckt dahinter und wie wird New Work bei der S IMMO gelebt?
Die fortschreitende Globalisierung sowie Digitalisierung und der demografische Wandel bedingen ein Umdenken der täglichen Arbeitsroutinen – nicht zuletzt zusätzlich beschleunigt durch das Auftreten der COVID-19 Pandemie. New Work bezeichnet ein allumfassendes Konzept neuer Arbeitsformen, die der Transformation weg von der Industriegesellschaft hin zu einer Wissens- und Informationsgesellschaft gerecht werden sollen. Dazu gehören Schlagwörter wie agiles Arbeiten, Vier-Tage-Woche, ortsunabhängiges Arbeiten, Open-Space-Büros, Work Life Balance sowie lebenslanges Lernen. Ein Umstrukturieren nicht nur der Arbeitsumgebung, sondern auch der Prozesslandschaften und Unternehmensstrukturen führt dabei eine neue Art der umfassenden Vernetzung herbei, die New Work ermöglicht.
Veränderte Rahmenbedingungen
Als Immobilieninvestment-Gesellschaft, die seit Jahren einen Schwerpunkt auf Büroimmobilien legt, beschäftigen wir uns naturgemäß laufend mit Trends in der Arbeitswelt und mit den sich ständig ändernden Anforderungen an unsere Büroobjekte. Im Frühjahr 2023 haben wir außerdem als Unternehmen selbst neue Büroflächen bezogen und diesen Umzug zum Anlass genommen, uns auch innerhalb unserer eigenen Strukturen intensiv mit dem Thema neue Arbeitswelten zu beschäftigen. Das umfasst zunächst logistische Überlegungen: Individuelle Arbeitsplätze werden nunmehr für jeden Tag nach dem Desk-Sharing-Prinzip über ein internes Buchungssystem reserviert. Zusätzliche Fokusräume sind für hochkonzentriertes Arbeiten und das Entgegennehmen von Calls vorgesehen, während Meetingräume für Besprechungen im größeren Rahmen den entsprechenden Raum und eine geeignete technische Ausstattung bieten. In Kombination mit einer Flexibilisierung der Anwesenheiten und Arbeitszeiten ist das hybride Zusammenarbeiten mit externen Partnern und Dienstleistern sowie innerhalb der S IMMO zum täglichen Brot geworden und viele Termine werden hybrid auf Teams sowie in Präsenz abgehalten. Durch vermehrtes Homeoffice, Gleitzeitvereinbarungen sowie die Möglichkeit einer 4-Tage-Woche wird außerdem eine bessere Work-Life-Balance aller Mitarbeiter:innen angestrebt, die auf mehr Freiräume und individuelle Verantwortung abzielt.
Anpassungen im Bereich Software und Prozesse
Doch nicht nur die äußerlichen Rahmenbedingungen wurden angepasst – auch Arbeitsweisen sowie Prozesse haben sich teils grundlegend verändert und neue Softwarelösungen wurden implementiert. Neben der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, das die zentrale Erfassung, Bearbeitung, Speicherung, Verwaltung und Verfolgung aller elektronischen Dokumente und Dateien gewährleisten soll, ist ebenso die Umsetzung eines sogenannten Data Lakes gelungen. Als First-Mover in diesem Bereich haben wir im Data Lake als Single Source of Truth Daten gebündelt, die davor dezentriert verwaltet wurden. Das bedeutet, dass der Data Lake die Quelle eines unternehmensweit allgemeingültigen Datenbestands darstellt, was einen automatisierten Abruf und somit signifikante Zeiteinsparungen und eine geringere Fehleranfälligkeit ermöglicht. Was einst durch manuelle Prozesse, Excel-Dateien und individuellen direkten Austausch abgewickelt wurde, ist nun durch einen Mausklick automatisiert abrufbar und durch den Data Lake für alle zugänglich. Für die Umsetzung war im Vorfeld eine ausreichende Vereinheitlichung und Anpassung der bestehenden Tools mit ihren jeweiligen Prozessen und Datendefinitionen notwendig. Dieser Anschluss an den Data Lake war nicht nur zeitintensiv, sondern verlangte auch von allen involvierten Mitarbeiter:innen dementsprechendes Engagement und Mut zur Veränderung.
Change Management
Ein Change-Prozess, wie wir ihn in den letzten Monaten durchlaufen haben, ruft naturgemäß häufig auch Abwehrreaktionen hervor, weshalb es umso wichtiger ist, alle Betroffenen gut abzuholen und einzubinden, um eine erfolgreiche Umstellung sicherzustellen. Es erfordert Flexibilität und Lernbereitschaft auf allen Ebenen, um aus den laufenden Erfahrungen eine graduelle Optimierung des Ist-Zustands erzielen zu . Durch die schrittweise Umsetzung und Begleitung der momentan vielfältigen Veränderungen werden die neuen Tools und Prozesse, die uns am Ende des Tages den Alltag erleichtern, gut angenommen.
Wie man sich in der S IMMO um gut begleitete Change-Prozesse bemüht und was die Digitalisierungspipeline im Sinne von New Work sonst noch bereithält, darüber mehr im nächsten Blogbeitrag!
