Annemie Renker (Business Development Manager, S IMMO Germany) und Alexander Heilingloh (Data Steward, S IMMO AG) geben im Gespräch Einblick in den dynamischen Digitalisierungsprozess der S IMMO, worauf bei Umstellungen und Systemwechseln geachtet werden muss und wie man sich um gutes Change-Management bemüht.
Die S IMMO hat bereits 2021 ein umfangreiches Digitalisierungsprojekt gestartet. Wie habt ihr diesen Prozess in letzter Zeit miterlebt? Was hat sich getan bzw. wird sich in absehbarer Zukunft noch tun?
Alexander Heilingloh (AH): Das größte Thema in den letzten Monaten war das Go Live des Data Lakes. Hier wurde das erste Mal sichtbar, was im letzten Jahr alles grundlegend passiert ist. Das Thema Data Lake beginnt bei der Anbindung verschiedener altbewährter Systeme wie dem ICRS (Immobilien Controlling und Reporting System) und deren Visualisierung und hört dort auf, wo man neue Erkenntnisse auch durch andere Systeme und der Verknüpfung dieser sammeln kann. Für die Zukunft sind Erweiterungen wie beispielsweise die Anbindung des Smart Meterings geplant, da man sich aus zusätzlichen Datenquellen auch weitere neue Erkenntnisse erhofft. Außerdem wird an einem generativen KI-Tool gearbeitet, das aus internen Datenquellen Fragen beantworten können soll. Das ist ein faszinierender Vorgeschmack darauf, was die Zukunft noch bringen könnte.
Annemie Renker (AR): Wenn ich auf die letzten zwei Jahre zurückblicke, dann hat die S IMMO einen digitalen Sprung hingelegt, nicht zuletzt durch das Data Driven Organisation Projekt mit PwC. Gemeinsam stellten wir uns hier vielen digitalen Herausforderungen. Dazu zählt nicht zuletzt der eben erwähnte Data Lake, aber eben auch das Dokumentenmanagementsystem ELO, der Wechsel hin zur Azure Cloud und einem CRM-System. Dadurch wurden bereits auch merkliche Veränderungen für die Mitarbeiter:innen erzielt. Eines meiner absoluten Lieblingsprojekte momentan ist FireStart, eine Software, die es erlaubt, repetitive Prozesse zu automatisieren und diese parallel zu dokumentieren. Das wird viel Zeit sparen sowie die Zusammenarbeit von externen und internen Stakeholder:innen verbessern.
Alexander Heilingloh © Christina Häusler
Was habt ihr für einen Eindruck, wie die vielen Umbrüche und Neuerungen angenommen werden? Wo stößt man auf den größten Widerstand, wo auf wenig?
AR: Mein Eindruck ist, dass alle Kolleg:innen sehr hilfsbereit und offen sind, gute Expertise haben und auch ein hohes Maß an Lernbereitschaft. So ein Umfeld ist aus meiner Sicht wichtig, um all diese Veränderungen durchzuführen. Widerstand gibt es vor allem dann, wenn die Projekte am Thema vorbei gehen oder keinen nennenswerten Mehrwert liefern. Wenn die Kolleg:innen sehen, dass ein Projekt einen offensichtlichen Nutzen erfüllt, findet es im Normalfall auch Zuspruch.
AH: Ja, grundsätzlich wird alles eigentlich sehr positiv und mit einer gewissen Euphorie angenommen. Was man natürlich auch sagen muss, ist dass es die letzten 15 oder 20 Jahre einfach anders lief als in den vergangenen zwei. Das größte Thema ist, dass man sich ein gewisses Vertrauen erst erarbeiten muss, vor allem wenn es um Daten geht. Wenn man 15 Jahre mit einem Programm arbeitet, das jemand dann ändern möchte, bin ich im ersten Moment vielleicht einerseits froh über Neuerungen, andererseits hat man auch im Hinterkopf, dass das jetzt lange gut funktioniert hat. Ich würde das nicht unbedingt als Widerstand bezeichnen, aber das ist sicher ein Punkt, an dem man die Leute auch mitnehmen, überzeugen und mit einbeziehen muss. Wenn man den Mehrwert erklären kann, haben die Fachabteilungen dann auch wertvollen Input, der einem weiterhilft.
Annemie Renker
Wie bemüht man sich in der S IMMO um einen guten Change-Management Prozess? Welche Maßnahmen sind eurer Meinung nach besonders wichtig?
AH: Wichtig ist, nicht von einem Tag auf den anderen alles zu ändern. Das bedeutet, dass man nicht einfach das komplette System abdreht, sondern im Austausch mit den Abteilungen und mit der Bitte um Feedback Alternativen präsentiert, die man dann weiterentwickelt. Im Endeffekt ist ein funktionierendes Change-Management ein Zusammenspiel aller Abteilungen. Wenn jemand etwas ändern möchte und alle anderen wollen nicht, dann kann es nicht funktionieren. Andererseits muss natürlich jemand vorausgehen und genau da ist der Einbezug aller Beteiligten wichtig, um die Leute nicht zu verlieren und richtig mitzunehmen. Hier, denke ich, sind wir sehr bemüht und ich habe auch den Eindruck, dass sich das in eine gute Richtung entwickelt.
AR: Das ist auch mein Eindruck. Die frühzeitige Kommunikation und der Austausch zwischen Abteilungen ermöglicht es, einen echten Beitrag zu leisten. Bei der Umsetzung des Dokumentenmanagementsystems war es zum Beispiel zielführend, mit Key Usern aus den Abteilungen Workshops durchzuführen. Wir wollten herausfinden wie ihr Arbeitsalltag aussieht und was für sie im Bereich Dokumentenmanagement wichtig ist. Das war sehr spannend zu sehen und hat bei der erfolgreichen Realisierung des Projekts entscheidend unterstützt. Außerdem hat es Freude gemacht, da durch die Einbindung der Abteilungen eine gemeinsame positive Erfahrung aus der Umsetzung geworden ist, aus welcher wir in die Umsetzung starten konnten.
Was waren für euch Highlights im Hinblick auf die Change Prozesse der letzten Zeit?
AR: Bei jedem Projekt ist für mich wiederkehrend, dass es am Anfang die Barriere zu überwinden gilt, sich auf die Veränderung einzulassen. Weitere technische, prozessuale oder organisatorische Hindernisse in der Umsetzung, die während der Bearbeitung von Projekten ebenfalls überwunden werden, sind kleinere Highlights. Irgendwann kommt dann der große Tag, an dem wirklich alles funktioniert und die ersten Mitarbeiter:innen mit einem neuen Tool arbeiten können. Das ist für mich immer eine unglaubliche Freude, ein bisschen so wie ein kleines Weihnachten und überhaupt der Grund, warum ich das alles mache.
AH: Für mich war dadurch, dass ich erst relativ kurz im Unternehmen bin, die ganze bisherige Zeit sehr spannend. Hervorzuheben sind für mich auch die vielen Leute im Hintergrund, die Zusammenarbeit mit Stakeholder:innen, die uns toll unterstützen, aber auch externe Dienstleister:innen wie PwC und Bechtle natürlich. Ich konnte insgesamt sehr viel Neues erfahren, durfte von unseren Kolleg:innen sehr viel lernen und wurde sehr gut aufgenommen. Das ist mein Highlight, dass man sich hier so wohlfühlt.
