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10 Tipps zum prämierten Geschäftsbericht

Sylwia Milke
geschrieben von Sylwia Milke

Der Geschäftsbericht ist die Königsdisziplin der Unternehmens- und Finanzkommunikation und hat die Aufgabe, Informationen über den Geschäftsverlauf des vergangenen Jahres zu vermitteln. Laut einer von hw.d durchgeführten Studie verwenden 98,4 % der Befragten den Geschäftsbericht, um sich über die gesamte Unternehmensentwicklung zu informieren. Grund genug, ihm bei der Erstellung viel Aufmerksamkeit zu schenken

Was ist das Um und Auf eines guten Geschäftsberichts?

1. Detaillierter Zeitplan als oberstes Gebot

Ein guter Geschäftsbericht beginnt mit einem detaillierten Zeitplan für die deutsche und englische Version. Dabei ist es wichtig, dass man mit dem Geschäftsbericht rechtzeitig startet, um nach hinten noch genug Puffer zu haben, der bei Eintritt möglicher unerwarteter Ereignisse notwendig wird. Aus dem Zeitplan muss ersichtlich sein, wer welchen Task bis wann zu erledigen hat.

2. Projektleitung, Zeitmanagement und Organisation

Eine wesentliche Aufgabe beim Geschäftsbericht ist die Gesamtkoordination des Projekts. Dafür muss man wissen, in welchem Stadium sich welches Teilkapitel gerade befindet, um bei etwaigen Abweichungen vom Zeitplan rechtzeitig eingreifen zu können und einen Plan B zu erarbeiten. Die Projektleitung des Geschäftsberichts koordiniert die internen Abläufe und fungiert darüber hinaus als externe Schnittstelle zur Agentur, den Übersetzern und weiteren Dienstleistern.

3. Teamwork mit Abteilungen und Abstimmung mit Vorständen

Der Geschäftsbericht ist ein Zusammenspiel einer Vielzahl an Beteiligten ähnlich den Zahnrädern in einem Uhrwerk. So liefert beispielsweise das Controlling die Zahlen für den Anhang und den Ergebnisteil, die Unternehmenskommunikation verarbeitet die Zahlen im Vorwort, der IR-Officer gibt einen Rückblick über die Entwicklung der Aktie und die Assetmanager liefern Immobilienkennzahlen für den Lagebericht. Um den dichten Zeitplan einhalten zu können, ist es essentiell, dass die einzelnen Abteilungen pünktlich zuliefern.

4. Zusammenarbeit mit der Agentur und den Dienstleistern

Neben den internen Prozessen ist auch die Zusammenarbeit mit einer guten, zuverlässigen und erfahrenen Agentur und kompetenten Dienstleistern (Übersetzer, Lektoren und Drucker) eine wesentliche Voraussetzung für einen qualitativ hochwertigen Geschäftsbericht. Wir arbeiten seit 2010 mit der Berichtsmanufaktur aus Hamburg, eine Spezialagentur für Geschäftsberichte, zusammen.

5. Redaktionssystem nicht vernachlässigen

Bei der Auswahl der Agentur sollte man auch auf das Redaktionssystem achten, mit dem die Agentur arbeitet. Ein gutes Redaktionssystem ist bei der Erstellung jedes Geschäftsberichts unerlässlich. Gegen Ende des Prozesses wird es zeitlich meistens eng und jede gewonnene Stunde ist hilfreich.

6. Zielgruppe berücksichtigen

Eine Herausforderung bei der Erstellung von Geschäftsberichten ist es, die zu veröffentlichenden Informationen für die unterschiedlichen Zielgruppen entsprechend verständlich und knackig aufzubereiten. Die Leserinnen und Leser haben sowohl einen unterschiedlichen Wissensstand, als auch ein anderes Informationsbedürfnis. So wird ein Finanzanalyst andere Informationen benötigen wie ein Privataktionär. Dies gilt es bereits in der Konzeption und bei der Erstellung der Texte zu berücksichtigen.

7. Pflichtteil versus Kür im Geschäftsbericht

Imageteil S IMMO Geschäftsbericht 2015

Seite aus dem Imageteil des S IMMO Geschäftsberichts 2015

Neben dem Pflichtteil eines Geschäftsberichts, der aus Lagebericht und Anhang besteht, nutzen viele Unternehmen die Möglichkeit, sich ihrer Leserschaft im Imageteil individuell zu präsentieren. 54,9 % der in der hw.d Studie Befragten gaben an, dass sie sich dem Imageteil eines Geschäftsberichts gesondert widmen. Unternehmen sollten diesen Bereich des Berichts dazu nutzen, um ihre Kernbotschaften und die Unternehmensstrategie zu transportieren und sich vom Wettbewerb zu unterscheiden.

8. Ein Motto, das zum Unternehmen passt

Das Motto, also das Dachthema des Geschäftsberichts, erarbeitet man gemeinsam mit der Agentur auf Basis eines Briefings. Wichtig ist, dass das Motto zum Unternehmen passt. Unser Geschäftsbericht 2015 stand unter dem Motto „Ziele identifizieren. Talente nutzen. Wachsen.“. Dabei hat die Agentur das Thema Wachstum in den Mittelpunkt gestellt und sich im Vorfeld zwei Fragen gestellt: Wie werden wir das Wachstum erreichen? Was unterscheidet uns von den anderen und macht uns dadurch erfolgreich? Die Antwort darauf liegt in unseren Talenten.

9. Cover und fotografische Umsetzung

Cover S IMMO Geschäftsbericht 2015

Cover des S IMMO Geschäftsberichts 2015

Ein gutes Motto, das die Botschaften des Unternehmens transportiert, ist schon die „halbe Miete“. Aber auch die grafische Umsetzung des Konzepts ist entscheidend. Beim letztjährigen S IMMO Bericht haben wir uns dazu entschlossen, den Werkstoff des Wachstums – Zement – in Szene zu setzen. Auf dem Cover ist das S IMMO Logo in Form einer Kachel dargestellt. Darüber hinaus wurde mit einem speziellen Papier gearbeitet, das die Zementoberfläche imitiert.

10. Integrierte Kommunikation wird immer wichtiger

In den letzten Jahren hat neben der gedruckten Form des Geschäftsberichts auch der Einsatz von Online-Geschäftsberichten vor allem bei der jüngeren Zielgruppe zugenommen. Um die Wirkung des gedruckten Berichts zu verstärken, sollte der Online-Bericht die grafischen Elemente des Printberichts übernehmen. Was die Inhalte anbelangt, so kann der Online-Geschäftsbericht den gesamten Bericht im pdf oder im HTML-Format darstellen oder lediglich eine Online-Zusammenfassung des Print-Geschäftsberichts (wie im Falle der S IMMO) sein.

Auszeichnungen für S IMMO Geschäftsberichte

2016: Einmal Gold beim LACP (Kategorie „Non-Traditional Annual Report“) und Bronze bei den ARC Awards (Kategorie „Cover Photo/Design“)

2015: Zwei Mal Silber (Kategorie “Interior Design” sowie “Printing & Production”), einen Honors Award (Kategorie „Non-Traditional Annual Reports“) bei den ARC Awards

2014: LACP Vision Award in Gold (Kategorie „Immobilienunternehmen“) gekürt. Honors Award (Kategorie „Most Engaging“)

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